ហេតុអ្វីបានជាអាជីវកម្មទាំងអស់សព្វថ្ងៃនេះគួរតែមានប្រព័ន្ធគ្រប

[rakib1234]

អង្គការ និងក្រុមកំពុងពឹងផ្អែកកាន់តែខ្លាំងឡើងលើ ការគ្រប់គ្រងឯកសារ ដើម្បីដំណើរការអាជីវកម្ម។ ពួកគេកំពុងផលិតខ្លឹមសារក្នុងល្បឿនដ៏លឿនមួយ ហើយឯកសារនាពេលបច្ចុប្បន្ននេះ ដែលត្រូវបានបំប្លែងជាឌីជីថលជាចម្បង ប្រើប្រាស់បានយូរជាងអ្វីដែលពួកគេបានធ្វើនៅសម័យក្រដាស។



"ជាមធ្យម អង្គការរំពឹងថាបរិមាណនៃព័ត៌មានដែលចូលមកក្នុងអង្គភាពរបស់ពួកគេនឹងកើនឡើងពី X ដល់ 4.5X ក្នុងរយៈពេលពីរឆ្នាំខាងមុខ។" - AIIM 2020



បញ្ហា​ទាំងនេះ​ប្រសិនបើ​មិន​បាន​ព្យាបាល​ទេ​នោះ អាច​នាំឱ្យ​មាន​៖



ផ្ទៃតុ Siled

ដ្រាយបណ្តាញដែលរញ៉េរញ៉ៃ

មូលដ្ឋានទិន្នន័យដែលមិនត្រូវបានរៀបចំ

នៅពេលដែលព័ត៌មានត្រូវបានបែកខ្ញែកក្នុងចំណោមបុគ្គល និងក្រុម ឯកសារអា បញ្ជីលេខ Whatsapp ចបាត់បង់ លែងប្រើ ក្លាយជាអសន្តិសុខ ហើយក្នុងករណីដ៏អាក្រក់បំផុត ត្រូវបានលួចចូលដោយភាគីដែលគ្មានការអនុញ្ញាត។



ជាឧទាហរណ៍ និយោជិតអាចបញ្ចប់ការធ្វើការជាមួយព័ត៌មានដែលបាត់ ឬដោយផ្នែក កាត់បន្ថយប្រសិទ្ធភាព និងផលិតកម្ម។ ឯកសារដែលគ្មានសុវត្ថិភាពអាចជាហានិភ័យនៃការអនុលោមភាព ហើយជាលទ្ធផល ការទទួលខុសត្រូវផ្នែកហិរញ្ញវត្ថុនៅក្នុងអាជីវកម្មដែលមានការគ្រប់គ្រងខ្ពស់។ ឯកសារដែលត្រូវបានសម្របសម្រួលអាចផ្តល់នូវហានិភ័យសុវត្ថិភាពកាន់តែខ្លាំង ដោយព័ត៌មានបានចូលទៅក្នុងដៃខុស។



តើប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារ (DMS) ជាអ្វី?

អង្គការអាចប្រើប្រាស់ ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារ ដើម្បីដាក់ប្រព័ន្ធអាជីវកម្មទាំងអស់នៅលើអ៊ីនធឺណិត ដោយយកឈ្នះលើដែនកំណត់នៃប្រតិបត្តិការផ្អែកលើក្រដាស។ លើសពីនេះ ពួកគេផ្តល់នូវជម្រើសដែលមានការរៀបចំជាងមុនចំពោះប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារសាមញ្ញ បង្កើនសុវត្ថិភាព កិច្ចសហការ និងការតភ្ជាប់រវាងដំណើរការ និងកម្មវិធី។



ឧបករណ៍ផ្ទុកធម្មតាបំផុតសម្រាប់ការផ្លាស់ប្តូរព័ត៌មានអាជីវកម្មគឺជាឯកសារ។ រាល់ឯកសារអាជីវកម្មទាំងអស់ត្រូវបានបោះពុម្ពលើក្រដាសទំហំស្តង់ដារ រួមទាំងវិក្កយបត្រ កិច្ចសន្យា វិក័យប័ត្រសម្ភារៈ និងការបញ្ជាទិញ។ ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារនាំមកនូវរចនាសម្ព័ន្ធ និងឯកសណ្ឋានដល់ប្រតិបត្តិការដ៏លំបាកទាំងនេះ។



10 ហេតុផលដែលអាជីវកម្មទាំងអស់នាពេលបច្ចុប្បន្ននេះគួរតែមានប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារ

មធ្យោបាយងាយស្រួល





ជាមួយនឹងមនុស្សកាន់តែច្រើនដែលធ្វើការពីផ្ទះ និងការកើនឡើងនៃកម្មករដែលគ្មានតុ វាជារឿងសំខាន់ដែលនិយោជិតមានសិទ្ធិប្រើប្រាស់ឯកសារ និងបទប្បញ្ញត្តិមួយចំនួន ទោះបីជាពួកគេមិននៅក្នុងការិយាល័យក៏ដោយ។ ជាការពិត 77% នៃម្ចាស់អាជីវកម្ម ទាមទារការចូលប្រើពីចម្ងាយដើម្បីព័ត៌មានរបស់ពួកគេ។ ការ​មាន​ឯកសារ​របស់​អ្នក​តាម​អ៊ីនធឺណិត​នៅ​កន្លែង​ធ្វើ​ការ​របស់​អ្នក​អាច​ជួយ​សន្សំ​សំចៃ​ពេល​វេលា និង​ការ​រំខាន​ដល់​អ្នក​បាន​ច្រើន។ ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារលុបបំបាត់តម្រូវការសម្រាប់ការបំពេញឯកសារក្រដាសដែលចំណាយពេលច្រើន ដោយផ្តល់ការគ្រប់គ្រងឯកសារដោយចុចកណ្តុរ។ កន្លែងធ្វើការឌីជីថលរបស់អ្នកអាចភ្ជាប់បច្ចេកវិទ្យាយ៉ាងរលូនជាមួយនឹងកម្មវិធីអាជីវកម្មដែលមានប្រយោជន៍ ដោយជួយកម្មកររបស់អ្នកក្នុងការបំពេញសកម្មភាព។



បង្កើនផលិតភាពបុគ្គលិក



ជាមួយនឹងបញ្ហាឯកសារដែលស្មើនឹង 21% នៃការបាត់បង់ផលិតភាព អាជីវកម្មកាន់តែច្រើនកំពុងដឹងពីសារៈសំខាន់នៃការអនុវត្តយុទ្ធសាស្រ្តគ្រប់គ្រងឯកសារថ្មីដែលបំប្លែងឯកសារសកម្មតាមអេឡិចត្រូនិក និងគ្រប់គ្រងពួកវាតាមរយៈវេទិកាគ្រប់គ្រងឯកសារដែលមានសុវត្ថិភាព។ ការអាប់ឡូត កែសម្រួល និងចែករំលែកឯកសារត្រូវចំណាយពេលពាក់កណ្តាល ដែលអនុញ្ញាតឱ្យបុគ្គលិកកាន់តែមានផលិតភាព ហើយជាលទ្ធផល កាន់តែមានប្រសិទ្ធភាព។ ការមាន DMS អនុញ្ញាតឱ្យបុគ្គលិករបស់អ្នករក្សាទុកឯកសារទាំងអស់របស់ពួកគេជាឌីជីថលនៅក្នុងទីតាំងតែមួយ ដែលអាចចូលប្រើបានតាមរយៈកុំព្យូទ័រណាមួយ ក៏ដូចជាឧបករណ៍ចល័តនៅក្នុងករណីនៃដំណោះស្រាយដូចជា Folderit ជាដើម។



និយោជិតត្រូវបានរក្សាឱ្យទាន់សម័យ



វាមានសារៈសំខាន់ណាស់ដែលនិយោជិតរបស់អ្នកត្រូវបានជូនដំណឹងអំពីការប្រកាស ឯកសារ ឬគោលការណ៍ថ្មីៗណាមួយ។ អាជីវកម្មអាចរក្សាបុគ្គលិករបស់ពួកគេឱ្យទាន់សម័យជាមួយនឹងប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារដោយដាក់ឯកសារសំខាន់ៗ ឬគោលនយោបាយនៅលើពេលវេលាសង្គមរបស់ពួកគេដែលពួកគេចង់ឱ្យបុគ្គលិករបស់ពួកគេមើលឃើញ។



បង្កើនសុវត្ថិភាព



វេទិកាគ្រប់គ្រងឯកសារជួយក្នុងការរក្សាព័ត៌មានទាំងអស់របស់ក្រុមហ៊ុនអ្នកឱ្យមានសុវត្ថិភាព និងសុវត្ថិភាព ជាពិសេសទិន្នន័យសំខាន់ៗដែលអាចបង្កគ្រោះថ្នាក់ដល់ស្ថាប័នរបស់អ្នក។ អ្នកអាចមានការគ្រប់គ្រងពេញលេញលើឯកសារដែលបុគ្គលិកម្នាក់ៗត្រូវបានអនុញ្ញាតឱ្យមើល និងនៅពេលដែលពួកគេអាចចូលប្រើវាបាន ប្រសិនបើអ្នកជ្រើសរើសប្រើ DMS ដើម្បីគ្រប់គ្រងឯកសារក្រុមហ៊ុនរបស់អ្នក។ អ្នកក៏អាចកំណត់ចំនួនព័ត៌មានដែលបុគ្គលិក និងនាយកដ្ឋានផ្សេងៗមានសិទ្ធិចូលប្រើផងដែរ។